చెల్లించవలసిన ఖాతాలు (నిర్వచనం) | చెల్లించవలసిన ఖాతాల 12 దశలు
ఖాతాలు చెల్లించవలసిన చక్రం ప్రొక్యూర్ టు పే అని కూడా పిలుస్తారు, కంపెనీలో వేర్వేరు ప్రక్రియల శ్రేణి, ఉత్పత్తిని కొనుగోలు చేయడానికి అవసరమైన వివిధ కార్యకలాపాలను కలిగి ఉంటుంది, సరుకుల కోసం ఆర్డర్‌ను సరఫరాదారులకు ఉంచడం నుండి, ఆపై వస్తువులను కొనుగోలు చేయడం మరియు పంపిణీ చేయడం మరియు చివరకు సరఫరాదారుకు వ్యతిరేకంగా చెల్లించాల్సిన తుది చెల్లింపు.
చెల్లించవలసిన ఖాతాలు (AP) సైకిల్ అంటే ఏమిటి?
ఖాతాలు చెల్లించవలసిన చక్రం 'ప్రొక్యూర్ టు పే' లేదా 'పి 2 పి'సైకిల్ అనేది సంస్థ యొక్క కొనుగోలు మరియు చెల్లింపుల విభాగాన్ని కలిగి ఉన్న ప్రక్రియల శ్రేణి మరియు సరఫరాదారులకు ఆర్డర్ ఇవ్వడం, వస్తువులను కొనుగోలు చేయడం మరియు తుది చెల్లింపులు చేయడం నుండి అవసరమైన అన్ని కార్యకలాపాలను నిర్వహిస్తుంది. సరఫరాదారులకు.
ప్రతి వ్యాపారానికి రెండు ప్రధాన వ్యాపార చక్రాలు ఉన్నాయి - ఆదాయ చక్రం మరియు వ్యయ చక్రం.
- రెవెన్యూ సైకిల్‌లో అమ్మకాలు, మార్కెటింగ్, కస్టమర్ సంబంధం, ఆదాయ సేకరణ మొదలైన కార్యకలాపాలు ఉంటాయి.
- వ్యయ చక్రంలో కొనుగోళ్లు, సరఫరాదారు చెల్లింపులు, ఉత్పత్తి ఖర్చులు, వేతనాలు మరియు జీతాలు మొదలైనవి ఉంటాయి. చెల్లించవలసిన ఖాతాలు ఖర్చు చక్రంలో ముఖ్యమైన భాగం.
ఖాతాలు చెల్లించవలసిన సైకిల్‌లో చేర్చబడిన దశలు క్రిందివి -
- వస్తువుల నిర్ధారణ అవసరం
- సేకరణ ప్రక్రియ
- సరఫరాదారుల కోసం శోధించండి
- ప్రతిపాదన కోసం అభ్యర్థన
- కొటేషన్‌ను స్వీకరించడాన్ని సమీక్షించండి
- చర్చలు
- కొనుగోలు ఆర్డర్
- సరఫరాదారు యొక్క నిర్ధారణ
- సరఫరాదారుల విధి
- వస్తువుల విజయవంతమైన పంపిణీపై
- ఇన్వాయిస్ ఎంట్రీ
- చెల్లింపు
వీటిని వివరంగా చర్చిద్దాం -
చెల్లించవలసిన చక్రంలో చేర్చబడిన దశలు
ఈ క్రిందివి చక్రం చెల్లించడానికి సేకరణలో చేర్చబడిన దశలు:
# 1 - వస్తువుల నిర్ధారణ అవసరం
సంస్థ యొక్క ఉత్పత్తి విభాగానికి అవసరమైన స్టాక్స్ ఆధారంగా కొనుగోళ్లు జరుగుతాయి. ప్రొడక్షన్ మేనేజర్ అవసరమైన సామాగ్రిని గుర్తించి కొనుగోలు విభాగానికి తెలియజేస్తాడు.
# 2 - కొనుగోలు విభాగం సేకరణ ప్రక్రియను ప్రారంభిస్తుంది
ఉత్పత్తి నుండి సరఫరా అభ్యర్థనల ఆమోదం పొందిన తరువాత, ఇప్పటికే కొన్ని సారూప్య ఆర్డర్లు ఇచ్చినట్లయితే కొనుగోలు విభాగం చూస్తుంది; కాకపోతే, కొనుగోలు ఆర్డర్‌ల యొక్క తాజా పత్రాలు సృష్టించబడతాయి.
# 3 - సరఫరాదారుల కోసం శోధించండి
సరఫరాదారులను కనుగొనడం అనేది ఒక గమ్మత్తైన పని, ఇది ప్రాంతం, రవాణా సౌలభ్యం, క్రెడిట్ పాలసీలు, సరఫరాదారు మరియు దాని ఉత్పత్తుల యొక్క సద్భావన, సంస్థతో గత సంబంధాలు మరియు మరెన్నో అంశాలను కలిగి ఉంటుంది. ఏదేమైనా, సంస్థ ప్రయత్నించిన మరియు పరీక్షించిన సరఫరాదారులతో లావాదేవీలను ఇష్టపడుతుంది. ఇతర సందర్భాల్లో, సంభావ్య సరఫరాదారులు స్థానికంగా, జాతీయంగా లేదా అంతర్జాతీయంగా ఆన్‌లైన్ వ్యాపారాన్ని ఉపయోగించి వ్యాపార పోర్టల్స్ (అలీబాబా.కామ్ వంటివి), రిఫరల్స్ మొదలైన వాటికి ఎంపిక చేస్తారు.
# 4- ప్రతిపాదన కోసం అభ్యర్థన
కొన్ని సంభావ్య సరఫరాదారులను ఎంచుకున్న తరువాత, అంశాల కొటేషన్లను స్వీకరించడానికి ఒక అధికారిక పత్రం పంపిణీ చేయబడుతుంది. పత్రాన్ని ప్రతిపాదన (RFP) కోసం అభ్యర్థనగా సూచిస్తారు. ఉత్పత్తి రేట్లు మరియు లక్షణాలతో సహా సరఫరాదారు ఒక ప్రతిపాదనను పంపుతాడు మరియు వారితో వ్యాపారం చేయమని కంపెనీని అడుగుతాడు.
# 5 - కొటేషన్‌ను స్వీకరించడాన్ని సమీక్షించండి
కంపెనీ వివిధ సరఫరాదారులు పంపిన కొటేషన్లను సమీక్షిస్తుంది మరియు సంస్థ యొక్క అవసరాలను తీర్చగల సరఫరాదారులను ఫిల్టర్ చేస్తుంది. కొనుగోలు ఒప్పందాలు చేసుకోవటానికి ఉన్న ఆసక్తి గురించి కంపెనీ ఎంచుకున్న సరఫరాదారులకు తెలియజేస్తుంది.
# 6 - కంపెనీ చర్చల ప్రక్రియను ప్రారంభిస్తుంది
నెగోషియేషన్ అనేది తీవ్రమైన మరియు కొన్నిసార్లు సమయం తీసుకునే ప్రక్రియ, ఇక్కడ కొనుగోలుదారు దాని రేట్లను తగ్గించమని, ఉదార క్రెడిట్ పాలసీని మరియు డిస్కౌంట్లు, ఉత్పత్తుల నాణ్యత, సరుకు రవాణా ఛార్జీలు, డెలివరీ మరియు భీమా నిబంధనలు వంటి ఇతర ప్రాథమిక చర్చల నిబంధనలను అందించమని విక్రేతను అభ్యర్థిస్తాడు. సంధి ప్రక్రియ వడపోతను నిర్వహిస్తుంది మరియు సంస్థ ఉత్తమ సరఫరాదారులను గుర్తించింది.
# 7 - కొనుగోలు ఆర్డర్
కావలసిన సరఫరాదారుని ఆమోదించిన సంస్థ అధికారిక కొనుగోలు ఆర్డర్ పత్రాన్ని పంపడం ద్వారా అతనికి ఆర్డర్‌ను ప్రదానం చేస్తుంది. ఇది సంస్థ యొక్క అవసరాలు మరియు ఉత్పత్తులు లేదా సేవల పంపిణీకి గడువు గురించి సరఫరాదారుని నిర్ధారిస్తుంది.
# 8 - సరఫరాదారు యొక్క నిర్ధారణ
అభ్యర్థించిన నిబంధనలు మరియు షరతుల ప్రకారం సరఫరాదారు తన ఉత్పత్తులను విక్రయించడానికి అంగీకరించినప్పుడు ఒప్పందం ప్రారంభమవుతుంది. అంగీకారం యొక్క నిర్ధారణ సరఫరాదారు పోస్ట్ లేదా ఇమెయిల్ ద్వారా వ్రాతపూర్వకంగా పంపాలి.
# 9 - సరఫరాదారుల విధి
గడువును ఖచ్చితంగా అనుసరించి సరుకులను సిద్ధం చేసి రవాణా చేయడం సరఫరాదారు యొక్క విధి మరియు ఆర్డర్ పురోగతి గురించి కంపెనీకి తెలియజేయడం. వస్తువులు రవాణా చేయడానికి సిద్ధంగా ఉన్నప్పుడు నోటిఫికేషన్ పంపాలి మరియు బరువు లేదా యూనిట్లు, డెలివరీ తేదీ, స్థానం మొదలైన వాటితో సహా వస్తువుల వివరణను పేర్కొనే చెల్లుబాటు అయ్యే పత్రాలతో సహా రవాణా నోటీసు పంపాలి.
# 10 - పంపిణీ చేసిన వస్తువుల తనిఖీ
తనిఖీ ప్రక్రియ ప్రారంభమవుతుంది, దీనిలో నాణ్యత మరియు పరిమాణ తనిఖీలు ఉంటాయి. డెలివరీ చేసిన వస్తువులు కొనుగోలు ఆర్డర్ ప్రకారం ఉన్నాయా అని కొనుగోలు విభాగం తనిఖీ చేస్తుంది.
# 11 - ఇన్వాయిస్ ఎంట్రీ
విజయవంతమైన తనిఖీలో, ప్రతిదీ సరిపోతుందని కనుగొంటే, చెల్లింపుల ప్రక్రియను ప్రారంభించడానికి కొనుగోలు విభాగం ఖాతాల చెల్లించవలసిన విభాగానికి అనుమతి పంపుతుంది. చెల్లించవలసిన ఖాతాల విభాగం ఇన్వాయిస్ యొక్క రికార్డును చేస్తుంది, దీనిలో చెల్లింపు గురించి తుది తేదీ మరియు / లేదా డిస్కౌంట్, రీయింబర్స్‌మెంట్ మొత్తం మరియు ఇతర అధికారిక వివరాలతో కూడిన తుది తేదీ వంటి అన్ని లక్షణాలు ఉంటాయి.
# 12 - చెల్లింపు
అవసరమైన ప్రతి చెక్ తరువాత, చెల్లించవలసిన ఖాతాల విభాగం సంస్థ నిబంధనల ప్రకారం పాక్షికంగా లేదా పూర్తిగా సరఫరాదారునికి చెల్లింపులు చేయడం ప్రారంభిస్తుంది. సరఫరాదారులకు చెల్లింపులు చేయడానికి వివిధ మార్గాలు ఉన్నాయి:
- నగదు చెల్లింపులు
- చెల్లింపును తనిఖీ చేయండి (లేదా ఇతర చర్చించదగిన సాధనాలు)
- ఆన్‌లైన్ మూడవ పార్టీ బదిలీ
- క్రెడిట్ కార్డ్ చెల్లింపు
- డాలర్లు లేదా ఇతర విదేశీ కరెన్సీలలో చెల్లింపులు (సాధారణంగా దిగుమతి లావాదేవీలలో వర్తిస్తాయి);
- బార్టర్ చెల్లింపు, అనగా, సరఫరాదారు అందుకున్న వస్తువులు మరియు / లేదా సేవలకు వ్యతిరేకంగా కొన్ని వస్తువులు మరియు / లేదా సేవలను చెల్లించడం.
AP సైకిల్‌లో పాల్గొన్న సంబంధిత పత్రాలు
చెల్లింపు చక్రానికి సేకరణలో చేర్చబడిన ముఖ్యమైన పత్రాలు క్రిందివి:
# 1 - కొనుగోలు ఆర్డర్
సంస్థ యొక్క కొనుగోలు విభాగం అవసరమైన వస్తువుల క్రమాన్ని ఉత్పత్తి చేస్తుంది మరియు దానిని విక్రేతకు పంపుతుంది. ఆర్డర్ దాని పరిమాణాలతో పాటు వస్తువుల గురించి విక్రేతను వివరిస్తుంది. సరుకులను పంపిణీ చేయవలసిన తేదీని కూడా ఇది నిర్దేశిస్తుంది.
# 2 - నివేదికను స్వీకరిస్తోంది
సరుకులను పంపిణీ చేసిన తరువాత, నిర్వహణ రవాణాను తనిఖీ చేస్తుంది మరియు నాణ్యత, పరిమాణం మరియు ఇతర ముఖ్యమైన అంశాలను తనిఖీ చేస్తుంది. పూర్తి తనిఖీ తరువాత, ఇది నివేదికను స్వీకరించడం అనే వివరణాత్మక నివేదికను సృష్టిస్తుంది.
# 3 - విక్రేత ఇన్వాయిస్
పత్రం చట్టబద్ధమైన ఒప్పందం, దీనిలో విక్రేత వస్తువులు, యూనిట్‌కు రేటు మరియు మొత్తం మొత్తంతో పాటు వర్తించే పన్ను పరిధిలోకి వస్తుంది. ఇది క్రెడిట్ పాలసీ మరియు చెల్లింపు కోసం చివరి తేదీని కూడా నిర్దేశిస్తుంది.
