చెల్లించవలసిన ఖాతాలు (నిర్వచనం, ఉదాహరణలు) | స్టెప్ బై స్టెప్
చెల్లించవలసిన ఖాతాలు లెడ్జర్ నిర్వచనం
రుణదాత లెడ్జర్ అని కూడా పిలువబడే ఖాతాలు చెల్లించవలసిన లెడ్జర్, సంస్థ యొక్క వివిధ సరఫరాదారులు లేదా అమ్మకందారుల వివరాలను మరియు వారి ఖాతా బ్యాలెన్స్‌లతో పాటు సంస్థ చెల్లించాల్సిన బకాయి మొత్తాన్ని హైలైట్ చేసే అనుబంధ లెడ్జర్.
ప్రతి ఇన్వాయిస్ కోసం చెల్లించవలసిన నిర్దిష్ట సమాచారాన్ని ఇది ట్రాక్ చేస్తుంది:
- చలానా తారీకు
- ఇన్వాయిస్ సంఖ్యా
- సరఫరాదారు / విక్రేత పేరు
- ఆర్డర్ పరిమాణం
- చెల్లించవలసిన మొత్తం
చెల్లించవలసిన ఖాతాల కోసం సాధారణ లెడ్జర్ ఖాతా బ్యాలెన్స్ రెండు ఖాతాలు సరిపోతున్నాయని నిర్ధారించడానికి ముగింపు ఖాతాలు చెల్లించవలసిన లెడ్జర్ బ్యాలెన్స్‌తో పోల్చబడుతుంది. కాలం-ముగింపు (త్రైమాసిక / వార్షిక) మూసివేత ప్రక్రియలో భాగంగా ఇటువంటి పోలిక జరుగుతుంది.
చెల్లించవలసిన లెడ్జర్ ఖాతాల ఉదాహరణ
మరింత అవగాహన కోసం ఈ క్రింది ఉదాహరణను విశ్లేషిద్దాం:
టైటాన్ స్పోర్ట్స్ గేర్ కంపెనీ కొనుగోలు లావాదేవీలు:
- మార్చి 12: మైటీ సన్ సరఫరాదారుల నుండి 2/15 n 45, FOB గమ్యం నిబంధనలతో $ 20,000 సరుకుల జాబితాను కొనుగోలు చేసింది
- మార్చి 18: 12,000 డాలర్ల విలువైన వస్తువులు తిరిగి వచ్చాయి, ఇది మార్చి 12 సరుకుల సమయంలో దెబ్బతింది.
- మార్చి 27: మైటీ సన్ సప్లయర్స్ నుండి మార్చి 18 కొనుగోలు చేసిన వస్తువుల కోసం చెల్లించిన రాబడి మరియు తగ్గింపు తక్కువ.
చెల్లించవలసిన జర్నల్స్ ఎంట్రీలలో అకౌంటింగ్ లావాదేవీలు శాశ్వత జాబితా పద్ధతి క్రింద నమోదు చేయబడ్డాయి:
జర్నల్ కొనండి
మర్చండైస్ ఇన్వెంటరీ A / C డాక్టర్ ……………………………………… $ 20,000
చెల్లించవలసిన ఖాతాలు A / C ……………………………………………………… $ 20,000
నగదు పంపిణీ జర్నల్
సాధారణ పత్రిక
ఈ పత్రికలు ఈ క్రింది విధంగా చెల్లించవలసిన ఖాతాలలో పోస్ట్ చేయబడతాయి:
విక్రేత ఖాతా: మైటీ సన్ సరఫరాదారులు
విక్రేత / అనుబంధ లెడ్జర్ తదనుగుణంగా మైట్ సన్ సరఫరాదారుల కోసం నవీకరించబడుతుంది:
పై పట్టికల నుండి మనం చూడగలిగినట్లుగా, మైటీ సన్ సరఫరాదారుల అమ్మకందారుల బ్యాలెన్స్ $ 0 (NIL), మరియు చెల్లించవలసిన ఖాతాలు కూడా $ 0 (NIL). రెండూ ఖచ్చితంగా సరిపోయేవి కాబట్టి, చెల్లించవలసిన ఖాతాల మొత్తం షెడ్యూల్‌ను సిద్ధం చేయడం అవసరం లేదు. ఏదైనా బ్యాలెన్స్ మొత్తం పెండింగ్‌లో ఉంటే, చెల్లించాల్సిన ఖాతాల ప్రత్యేక షెడ్యూల్ అవసరం.
స్వీకరించదగిన ఖాతాల చికిత్స కూడా ఇదే పద్ధతిలో ఉంటుంది.
ఏదేమైనా, నిర్వహించడానికి కొంత జాగ్రత్త మరియు స్థిరత్వం అవసరం. ఈ ఉదాహరణ కేవలం ఒక సరఫరాదారు మరియు ఒక నెల మాత్రమే. ఒక సంస్థ కోసం బహుళ ఎంట్రీలు మరియు బహుళ విక్రేతలు ఉండవచ్చు. అందువల్ల, సయోధ్య చాలా కష్టమైన పని కనుక లోపాలకు చోటు లేకుండా సరైన యంత్రాంగం ఉండాలి.
సరిపోలికలో సమస్యలు
జనరల్ లెడ్జర్ నియంత్రణ చెల్లించవలసిన ఖాతాలతో సమకాలీకరించబడని మార్గాలు క్రింద ఇవ్వబడ్డాయి:
- ఒక పుస్తకంలో మాన్యువల్ ఎంట్రీ ఇవ్వబడింది మరియు ఇతర రికార్డులు నిర్వహించబడలేదు. ఇది సయోధ్యను కష్టతరం చేస్తుంది.
- చెల్లించవలసిన మాడ్యూల్ నుండి జనరల్ లెడ్జర్ (జిఎల్) కు పోస్ట్ చేయడం ఏదో ఒక సమయంలో ఆపివేయబడి ఉండవచ్చు. ఇది ముఖ్యంగా ఎంట్రీల కంప్యూటరీకరించిన రికార్డింగ్ విషయంలో.
- మానవ లోపం లేదా ఉద్యోగం సమయంలో విద్యుత్ వైఫల్యం కారణంగా పోస్టింగ్ పని అంతరాయం కలిగి ఉండవచ్చు. అవుట్-బ్యాలెన్స్ ఎంట్రీల కోసం లావాదేవీ లాగ్ పరిగణించాలి. ఒకవేళ పూర్తి బ్యాచ్ తప్పిపోయినట్లయితే, ఇన్వాయిస్ చరిత్రను లెడ్జర్‌తో పోల్చాలి.
- ప్రవేశించిన సమయంలో అన్ని పోస్టింగ్ విజయవంతంగా జరిగే అవకాశం ఉంది, అయితే మధ్యంతర కాలంలో ఫైల్ దెబ్బతింది. నివారణ పద్ధతిగా, ఫైల్ యొక్క కాపీలు భౌతిక లేదా ఎలక్ట్రానిక్ ఆకృతిలో నిల్వ చేయాలి.
చెల్లించవలసిన లెడ్జర్ ఖాతాల ప్రయోజనాలు
- ఈ లెడ్జర్ ప్రస్తుత విక్రేత బ్యాలెన్స్‌ల శీఘ్ర స్నాప్‌షాట్‌ను అందించగలదు.
- అంతర్గత నియంత్రణ మరియు ఆడిట్ ప్రయోజనం కోసం ఇది ఒక నమూనాగా ఉపయోగపడుతుంది.
- నిర్వాహకులు మరియు పుస్తక కీపర్లు లోపాల నివారణకు అనుబంధ బ్యాలెన్స్‌ను సాధారణ లెడ్జర్ బ్యాలెన్స్‌తో పోల్చవచ్చు.
- ఇది ఉద్యోగుల మధ్య విధులను వేరు చేయడానికి మరింత సహాయపడుతుంది. లావాదేవీని రికార్డ్ చేసే ప్రత్యేక ఉద్యోగి మరియు మరొకరు సంభావ్య లోపాలను తనిఖీ చేస్తారు. ఇది సామర్థ్యం మరియు బలమైన అంతర్గత నియంత్రణను నిర్ధారిస్తుంది.
- వృద్ధాప్య నివేదికను రూపొందించడానికి ఈ సమాచారం ఉపయోగించబడుతుంది, ఇది వ్యక్తిగత మీరిన నోటీసులతో విక్రేత పేరును మరింత చూపుతుంది. ఇది చెల్లించని ప్రతి ఇన్వాయిస్ కోసం బకాయి మొత్తాన్ని హైలైట్ చేస్తుంది. నగదు ప్రవాహంలో మార్పులు కూడా హైలైట్ అవుతాయి.
- అదనంగా, ఆలస్యమైన ఇన్‌వాయిస్‌ల సంఖ్య పెరిగినట్లయితే, ఇది స్వీకరించదగిన ఖాతాల ఖాతాలతో సమస్యలను హైలైట్ చేస్తుంది. కస్టమర్లు చెల్లించడానికి సాధారణం కంటే ఎక్కువ సమయం తీసుకుంటున్నారని ఇది సూచిస్తుంది, దీనికి తక్షణ శ్రద్ధ అవసరం.
ముగింపు
ఖాతాల ఉనికి చెల్లించవలసిన లెడ్జర్ తప్పనిసరి కాదు కాని ఖాతాల పుస్తకాలను శుభ్రంగా మరియు వ్యవస్థీకృతంగా ఉంచడానికి మంచిది. ఇటువంటి లెడ్జర్లు స్వీకరించదగిన మరియు బహుళ సంవత్సరాలు చెల్లించాల్సిన చెల్లింపులను ట్రాక్ చేయడంలో సహాయపడతాయి. ఇది ఆడిట్ ప్రక్రియలో కూడా ఒక క్లిష్టమైన సాధనం మరియు వ్యక్తిగత ఎంట్రీలను పరిశోధించే విషయంలో విజయవంతంగా అనుసంధానించబడుతుంది.
చార్టర్డ్ అకౌంటెంట్లు లేదా వాణిజ్య నేపథ్యంలో డిగ్రీ ఉన్న వ్యక్తులు ఇటువంటి పనులను చేయగలరు, ఇది చిన్న కార్యాలయాలు మరియు విక్రేతలకు అటువంటి ఖాతాలను నిర్వహించడం సులభం చేస్తుంది.
