కొనుగోలు పత్రికలు (నిర్వచనం, ఉదాహరణ) | కొనుగోలు జర్నల్ అంటే ఏమిటి?
కొనుగోలు పత్రికలు అంటే ఏమిటి?
కొనుగోలు పత్రికలు అన్ని క్రెడిట్ కొనుగోళ్లను ట్రాక్ చేయడానికి ఒక సంస్థ ఉపయోగించే ప్రత్యేక పత్రికలు. దీనిని కొనుగోలు పుస్తకం లేదా కొనుగోలు డేబుక్ అని కూడా అంటారు. క్రెడిట్ లావాదేవీలు కొనుగోలు పుస్తకంలో నమోదు చేయబడినప్పటికీ, నగదు కొనుగోళ్లు సాధారణ పత్రికలో నమోదు చేయబడతాయి. అటువంటి పత్రికలలో వస్తువుల క్రెడిట్ కొనుగోలు మాత్రమే నమోదు చేయబడిందని మరియు ఏదైనా మూలధన వ్యయం మినహాయించబడిందని చెప్పడం విలువ.
చాలా సంస్థలకు ప్రత్యేక కొనుగోలు విభాగం ఉంది, ఇది అవసరమైన వస్తువుల గుర్తింపు, వర్గీకరణ, కొటేషన్ అడగడం, ఆర్డర్ ఇవ్వడం మరియు కావలసిన వివరణకు సరిపోయే వస్తువుల రశీదును నిర్ధారించడం వంటి పూర్తి ప్రక్రియను చూసుకుంటుంది.
కొనుగోలు జర్నల్ ఎంట్రీ యొక్క భాగాలు
# 1 - రెండు పార్టీలు
ప్రతి కొనుగోలులో, రెండు పార్టీలు ఉన్నాయి, ఒక కొనుగోలుదారు మరియు విక్రేత. వస్తువులు లేదా సేవలను పరిగణనలోకి తీసుకుని కొనుగోలుదారు చెల్లించే ధరను రెండు పార్టీలు అంగీకరిస్తాయి. ఈ కొనుగోలు ధర అన్ని కొనుగోలు పత్రికలకు లావాదేవీ మొత్తం. కొనుగోలు చేసిన వ్యక్తిని లేదా సంస్థను సరఫరాదారు అని పిలుస్తారు మరియు క్రెడిట్‌లో కొనుగోలు చేసినప్పుడు, చెల్లింపు జరిగే వరకు సరఫరాదారు బ్యాలెన్స్ షీట్‌లో రుణదాతలుగా కనిపిస్తారు.
# 2 - క్రెడిట్ కొనుగోలు
ఒక సంస్థ బహుళ సరఫరాదారుల నుండి వివిధ వస్తువులు మరియు సేవలను పొందుతుంది. క్రెడిట్‌లో మంచిని కొనుగోలు చేసినప్పుడు, కింది జర్నల్ ఎంట్రీ పోస్ట్ చేయబడింది - X లిమిటెడ్ Y Ltd నుండి worth 500 విలువైన వస్తువులను కొనుగోలు చేసింది.
చెల్లింపు చేసినప్పుడు -
# 3 - ఇన్వాయిస్
ఇన్వాయిస్ అనేది విక్రేత కొనుగోలుదారుకు జారీ చేసిన పత్రం. ఇది ఒక వివరణాత్మక పత్రం. ఇది ఇన్వాయిస్ తేదీ, పేరు, మరియు సరఫరాదారు యొక్క చిరునామా, అది బిల్ చేయబడిన సంస్థ పేరు, వస్తువుల షిప్ ఉన్న సంస్థ యొక్క చిరునామా మరియు పేరు, వస్తువుల పరిమాణం మరియు వివరణ, సరఫరాదారుకు అవసరమైన చెల్లింపు పద్ధతి, కరెన్సీ ఇన్వాయిస్, పన్నులు మొదలైనవి. ఇన్వాయిస్ అనేది ఒక ముఖ్యమైన పత్రం, ఇది వస్తువులతో పాటు సమస్య, మరియు అది కొనుగోలుదారుని చేరుకున్నప్పుడు, కొనుగోలుదారుడు కొనుగోలు ఆర్డర్‌తో వచ్చిన వస్తువులతో సరిపోలుతాడు.
# 4 - కొనుగోలు విభాగం
చాలా సంస్థలకు ప్రత్యేక కొనుగోలు విభాగం ఉంది, ఇది మంచి సేకరణకు బాధ్యత వహిస్తుంది. కాబట్టి, ఏదైనా వ్యక్తికి లేదా విభాగానికి ఏదైనా వస్తువులు అవసరమైనప్పుడు, వారు కొనుగోలు విభాగానికి ఒక అభ్యర్థనను పంపాలి, వస్తువులు ఇప్పటికే స్టాక్ లేదా గిడ్డంగిలో అందుబాటులో ఉంటే, కొనుగోలు విభాగం వస్తువులను జారీ చేస్తుంది. వస్తువులు అందుబాటులో లేకపోతే, అవసరమైన వస్తువులలో నైపుణ్యం కలిగిన సరఫరాదారుని కొనుగోలు బృందం గుర్తిస్తుంది మరియు వారు ఆర్డర్‌ను ఉంచుతారు. ఆర్డర్ వచ్చిన తర్వాత, అది అవసరమైన వివరణతో సరిపోతుందో లేదో వారు తనిఖీ చేస్తారు మరియు అభ్యర్థించిన దానికి పరిమాణం సరిపోతుంది. వస్తువులు అందుకున్నట్లు కొనుగోలు విభాగం నిర్ధారించిన తర్వాత, ఇన్వాయిస్ చెల్లింపు కోసం ఖాతాలకు వెళుతుంది.
# 5 - క్రెడిట్ నోట్
సరఫరా చేసిన వస్తువులు వర్ణనతో సరిపోలని, నాణ్యత సమస్యలు లేదా నష్టాన్ని కలిగి ఉన్న సందర్భాల్లో మరియు కొనుగోలుదారు దానిని సరఫరాదారుకు తిరిగి ఇవ్వాలి. అప్పుడు సరఫరాదారు క్రెడిట్ నోట్ అనే పత్రాన్ని జారీ చేస్తాడు, ఇది భవిష్యత్తులో వస్తువుల చెల్లింపులకు వ్యతిరేకంగా సర్దుబాటు చేయబడుతుంది. X లిమిటెడ్ worth 1,000 విలువైన మంచి మొత్తాన్ని తిరిగి ఇచ్చిందని, మరియు Y లిమిటెడ్ ఆ విలువకు క్రెడిట్ నోట్ జారీ చేసిందని చెప్పండి. తదుపరిసారి X లిమిటెడ్ $ 5,000 కొనుగోలు చేసినప్పుడు, అది $ 4,000 మాత్రమే చెల్లించాలి, ఎందుకంటే credit 1,000 క్రెడిట్ నోట్‌కు వ్యతిరేకంగా సర్దుబాటు చేయబడుతుంది.
# 6 - కొనుగోలు పుస్తకం
కొనుగోలు పుస్తకం అన్ని క్రెడిట్ కొనుగోళ్లను ఒకే చోట నమోదు చేస్తుంది మరియు సరఫరాదారుల వివరాలు, ఇన్వాయిస్ నంబర్, కరెన్సీ, పరిమాణం మరియు ఇతర వివరాలు అక్కడ పేర్కొనబడ్డాయి. కొనుగోలు పుస్తకం నుండి ఈ సరఫరాదారుల కోసం బకాయిలు వ్యక్తిగత లెడ్జర్‌లకు బదిలీ చేయబడతాయి మరియు మొత్తం ఖర్చు హెడ్‌లు ఖర్చు ఖాతాకు డెబిట్ చేయబడతాయి. లెడ్జర్ బ్యాలెన్స్, ట్రయల్ బ్యాలెన్స్ మరియు ఫైనల్ అకౌంట్లను తయారు చేయడంలో పుస్తక కీపింగ్ ప్రక్రియలోని ప్రాథమిక పుస్తకాలలో ఇది ఒకటి. ఆగష్టు 2019 కోసం నమూనా కొనుగోలు పుస్తకం XYZ లిమిటెడ్ క్రింద ఉంది. ఈ సందర్భంలో, $ 500, $ 1,000 మరియు $ 2,000 బ్యాలెన్స్‌లు నైక్, అడిడాస్ మరియు ప్యూమా లిమిటెడ్ యొక్క వ్యక్తిగత లెడ్జర్‌లకు పోస్ట్ చేయబడతాయి. అలాగే, కొనుగోలు ఖాతా $ 3,500 ద్వారా డెబిట్ చేయబడుతుంది.
కొనుగోలు పత్రికల యొక్క ప్రయోజనాలు
- అన్ని సరఫరాదారుల వివరాలు ఒకే చోట కనిపిస్తాయి, ఇది లెడ్జర్ బ్యాలెన్స్‌లను మరియు ట్రయల్ బ్యాలెన్స్‌లను సమన్వయం చేయడంలో సహాయపడుతుంది
- సరఫరాదారు విశ్లేషణ కోసం డేటాను నిర్వహించడం మరియు ట్రాక్ చేయడం సులభం
- మొత్తం క్రెడిట్ కొనుగోలు మరియు కొనుగోలు రకం ఒకే చోట కనుగొనబడింది
- కొనుగోలు విభాగం సజావుగా పనిచేయడానికి అవసరమైన పత్రం
- సంవత్సరాంతపు ఆడిట్ సమయంలో, ఏదైనా సరఫరాదారులకు సంబంధించిన ఇన్వాయిస్ నంబర్లను కనుగొనడం కొనుగోలు పత్రికల నుండి ప్రాప్యత అవుతుంది
- ప్రసిద్ధ మరియు విస్తృతంగా నిర్వహించబడుతున్న పుస్తకాల్లో ఒకటి
కొనుగోలు పత్రికల యొక్క ప్రతికూలతలు
- సమయం మరియు డబ్బు ఖర్చు చేసే ప్రత్యేక అకౌంటెంట్ అవసరం
- కొనుగోలు పుస్తకంలో తప్పు సరఫరాదారు ఖాతా ఎంచుకోబడితే, అది ట్రయల్ బ్యాలెన్స్ మరియు తుది ఖాతాల తయారీలో లోపానికి దారితీస్తుంది
ముగింపు
ఏదైనా సంస్థ యొక్క అకౌంటింగ్ ప్రక్రియలో కొనుగోలు పత్రికలు ఒక ముఖ్యమైన మరియు ముఖ్యమైన భాగం. జాగ్రత్తగా అమలు చేసినప్పుడు, ధ్వని వ్యవస్థ సమయం కొనుగోలులో సహాయపడుతుంది, ఇది సమయం మరియు డబ్బు ఆదా చేయడానికి దారితీస్తుంది. అలాగే, ఈ పత్రికల నుండి సేకరించిన కొనుగోలు విశ్లేషణ కొత్త ఒప్పందాల చర్చలకు సహాయపడుతుంది. కొనుగోలు జర్నల్స్ క్రెడిటర్స్ నిర్వహణ, తిరిగి వచ్చిన వస్తువుల స్థితి, క్రెడిట్ నోట్స్ మరియు సరఫరాదారుల యొక్క నవీకరించబడిన లెడ్జర్ బ్యాలెన్స్‌లను ట్రాక్ చేయడంలో సహాయపడతాయి, ఇవన్నీ వ్యాపారం విజయవంతం కావడానికి మరియు తాజాగా ఉండటానికి అవసరం. ఇది ఆడిటర్లకు అవసరమైన డేటాను అందించడం ద్వారా ఆడిట్ సులభతరం చేయడానికి సహాయపడుతుంది.
